Lo sencillo, lo complejo y lo inmediato

Da igual si nos dedicamos a la visualización arquitectónica, al diseño web o a la traducción de textos científicos. Siempre que desarrollemos una tarea a distancia, ya sea de forma individual o en equipo, deberíamos contar con una forma propia para realizar su seguimiento.

En anteriores textos hemos escrito sobre la importancia de contar con criterios unificados de comunicación, el trabajo a distancia y las ventajas de fragmentar cada proyecto en pequeñas partes para poder optimizar su desarrollo. En este caso se trata de cómo mejorar la comunicación interna para dar respuesta de la forma más rápida e inequívoca posible.

Hace ya algunos años y junto con Jose Lozano comenzamos a utilizar Google Docs como herramienta indispensable de trabajo. Desde entonces la usamos a diario, cada proyecto lleva asociado un documento GDocs.

Lo sencillo

Por simple y banal que pueda parecer, la sencillez de la aplicación le da el potencial para usarla para un montón de cosas que ahora mismo no se me vienen a la cabeza. Lo que nos importa es que hace las veces de ‘una hoja de papel en blanco en la que muchas personas pueden escribir y realizar comentarios de forma simultánea’. Eso es más que suficiente, al menos para nuestro equipo.

Como ya comentamos anteriormente y siguiendo un método que tiene mucho que ver con el GTD, lo que hacemos en esa hoja en blanco es ir anotando cada tarea, cada comentario, cada revisión, cada sugerencia… todo lo que cada miembro del equipo considere que debemos tener en cuenta para el desarrollo del encargo en curso.

Para esto hay tres aspectos que son fundamentales:

1.Las anotaciones se realizarán de forma cronológica y agrupadas siempre que sea posible (por ámbito de actuación, por fase del proceso, por persona responsable…) siendo las más recientes las del día de hoy y situándose en la parte de arriba del documento.

2.Las tareas asociadas a cada anotación y que hayan sido realizadas se tacharán, de este modo y de un vistazo podremos saber qué queda todavía pendiente.

3.Las anotaciones deberán ser concisas e inequívocas y podrán acompañarse con bocetos o con las rutas de los recursos necesarios para complementar el texto escrito.

Ejemplo real, sencillo (correspondiente al proyecto Loft Gerona41):

No hay más, en esencia es así. Lo único que tenemos que hacer, y que no es poco, es mantener el hábito de tener al día y con vida el documento de trabajo. Si somos capaces de llevar esto a cabo la recompensa tiene mucho que ver con el aumento de la productividad y un menor riesgo de dolores de cabeza para todos.

Lo complejo

Hay quien piense que existen aplicaciones mejores como ASANA o Trello para la gestión de tareas y proyectos. No lo discutimos. Las hemos probado y sinceramente están muy bien pero para la escala y la facilidad de uso que buscamos, las vemos con demasiadas opciones y elementos superfluos.

Lo inmediato

No se trata de hacer las cosas rápido, que también. Lo que interesa sobre todo es que cada persona que participa en el desarrollo de un proyecto pierda el menor tiempo posible en saber qué se ha hecho y qué queda por hacer.

La clave está en sistematizar la comunicación interna del equipo y así evitar interrupciones del proceso en la medida de lo posible.  Para esto, añadido a las  recomendaciones anteriores, siempre que añadimos comentarios al listado de tareas deberemos informar de forma concisa al equipo para que esté al tanto.

El proceso completo más detallado de cómo hacer esto ya lo vimos aquí.

En próximos textos seguiremos desgranando la forma de trabajar que seguimos a diario y que trata sobre la mejora de los procesos de trabajo y comunicación de empresas relacionadas con la creatividad y el diseño.

Os agradecemos de antemano que lo compartáis si os ha gustado y a que nos hagáis los comentarios o aportaciones que pongan en cuestión lo que os estamos contando :)

Saludos!

Nacho